Những quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả mà chính xác

Như chúng ta biết thì quy trình kiểm kê hàng tồn kho không hề đơn giản chút nào đối với người mới hay những người còn ít kinh nghiệm . Vì thế việc kiểm kê hàng tồn kho là một công việc khá là mất thời gian mà đòi hỏi chúng ta phải chú tâm hơn và tỉ mỉ .

Vậy mục đích của quy trình kiểm kê hàng tồn kho đem lại cho chúng ta những lợi ích gì ?

1. Giúp tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu

Nếu chúng ta kiểm kê hàng tồn kho mà không được thực hiện tốt thì có thể chúng ta dẫn tới việc hàng hóa tồn kho lâu ngày dẫn đến bị hỏng hóc và hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… điều này làm mất giá trị của sản phẩm có thể là làm hỏng hóc , gây lỗi thời với mã sản phẩm đó  . Điều đó thì đồng nghĩa với việc gây ra tổn thất khá lớn cho doanh nghiệp .

2. Giúp tiết kiệm chi phí lưu kho

Khi hàng hóa của chúng ta tồn kho với số lượng càng lớn thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bạn phải chịu thêm các khoản chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Chính vì thế để mà giảm bớt đi được chi phí lưu kho thì chúng ta cần làm đó là kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất .

3. Dự trù được lượng vốn lưu động

Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động.

Nếu sản phẩm chúng ta là các sản phẩm có khối lượng lớn thì chúng ta nên đầu tư các loại pallet như pallet nhựa , pallet gỗ để sắp xếp sao cho hợp lý nhất để giúp tối ưu được diện tích sử dụng kho .

Để có thể tối ưu được việc kiểm kê tồn kho thì chúng ta cần thực hiện theo các quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả quy trình sau :

Bước 1 . Đề nghị kiểm kho

Mục đích	Để kiểm kho khi cần đối soát số lượng hàng hóa , sản phẩm trong kho
Người thực hiện	Người có nhu cầu kiểm kho (thông thường là kế toán kho , nhân viên kho , thủ kho)
Đầu vào	Nhu cầu cần kiểm kho
Thực hiện	Gửi đề nghị bằng lời nói hoặc văn bản tới thủ kho trong đó trình bày rõ thời gian và lý do cần kiểm kho.
Thời hạn	Thời điểm phát sinh kiểm kho
Tài liệu liên quan
Đầu ra	Thông tin đề nghị đã được chuyển đến cho các trưởng bộ phận chờ phê duyệt

Bước 2 . Xét duyệt đề nghị vấn đề kiểm kho

Bước 3 . Tiến hành kiểm kê sản phẩm trong kho

Mục đích	Đối chiếu giữa số lượng thực tế với phần mềm nhanh và sổ sách kế toán.
Trách nhiệm thực hiện	Thủ kho Kế toán
Đầu vào	Đề nghị kiểm kho đã được chấp nhận
Quy trình thực hiện	–   1 thủ kho và 1 kế toán cùng kiểm ở từng khu vực chứa sản phẩm cần chứa . –  1 người đếm hàng, 1 người nhập số liệu trên phiếu kiểm kho của phần mềm nhanh.vn (đối với kho buôn và kho lỗi). Hoặc 1 người dỡ hàng trên kệ, 1 người quét mã vạch (đối với kho online) –  Mỗi 1 kệ tạo 1 phiếu kiểm kho, phải ghi đúng tên kệ, tên kho đang kiểm – Lưu phiếu đã kiểm và tạo phiếu mới
Thời hạn	Tối đa 1 ngày sau khi được phê duyệt
Tài liệu liên quan	Dữ liệu trên phần mềm nhanh
Đầu ra	Tất cả các kệ hàng đã được kiểm kê

 

Bước 4. Kiểm tra lại mã kiểm kê

Bước 5 . Xác nhận lại độ chênh lệch

Mục đích	Đảm bảo sự chênh lệch là đúng với thực tế
Trách nhiệm thực hiện	Trưởng kho Kế toán Người đề nghị kiểm kho
Đầu vào	Kết quả của bước 4
Các bước thực hiện	–  Cùng nhau chốt với nhau về số lượng kiểm kho –  Trưởng kho tổng hợp lại phiếu kiểm kho rồi chuyển cho BP kế toán.
Thời hạn	Tùy vào thời hạn kiểm kê
Tài liệu liên quan	Xem thêm
Đầu ra	Số liệu được thống nhất giữa 2 bên kiểm kê

 

Bước 6. Lập biên bản kê hàng hóa

Bước 7. Báo cáo kết quả kiểm kê

Mục đích	Báo cáo với cấp trên về số lượng và giá trị các sản phẩm còn tồn kho
Trách nhiệm thực hiện	Kế toán kho , có thể là thủ kho
Đầu vào	Biên bản kiểm kho
Các bước thực hiện	–       Kế toán nhận lại 1 bản cứng ‘Biên bản kiểm kho” để trình lên cấp trên đồng thời gửi bản mềm qua email.
Thời hạn	Ngay sau khi các bên kí vào biên bản
Tài liệu liên quan
Đầu ra	Kết quả kiểm kho đã báo cáo và chờ quyết định xử lý chênh lệch (nếu có)